Doe niet zo complex!

Wat heb ik vandaag nu werkelijk gedaan? Wat heb ik bereikt? Wat heb ik veranderd? Het zijn vragen die je wel eens aan jezelf hebt gesteld, op weg naar huis. Het zijn vragen waarbij het niet zozeer gaat om de activiteit (Ben ik bezig geweest?) maar om het resultaat (Heeft het ergens toe geleid?). Heeft de stad of het land dat je doorkruist op weg naar de eettafel werkelijk wat aan je gehad? Mocht het antwoord negatief zijn, of daarnaar neigen, dan heb ik een oppepper. Het ligt niet aan jou, het ligt aan de complexiteit. En complexiteit, daar kun je gelukkig wat aan doen!

Laten we beginnen met een geruststellende gedachte: complexiteit is niet het exclusieve domein van de overheid. Ook Wesley Sneijder moet complexe problemen oplossen: met 22 man op het veld en het aantal mogelijke interacties daartussen is het schoppen van een slimme bal geen makkelijke klus. Maar waar Wesley passt, schiet of scoort, tobt de overheid over het juiste been, het juiste doel en de juiste speler. Waarom? Omdat men in grote organisaties graag alles met alles verbindt en alles bij alles betrekt. Het zijn bekende uitspraken: Denk je ook even aan de verbinding met project X? Moeten we ook niet letten op aspect Y? Ligt hier niet een verbinding met domein Z? Het resultaat: ruimtelijke- en it-projecten die uitlopen, beleid dat verouderd is als het wordt uitgevoerd en een overmaat aan overhead ten opzichte van uitvoering.

Om de neiging om zaken complex te maken te beteugelen en weer resultaten te gaan boeken, is het van belang dat de doorlooptijd van idee/taak/programma/project naar uitvoering zo kort mogelijk is. Dat kan heel simpel, aan de hand van de 3 o’s:

• Opdelen
  Deel de klus waar je voor staat op in zo klein mogelijke stukjes (het liefst realiseerbaar binnen een week) en prioriteer. Durf keuzes te maken in wat je wel en niet doet, en in welke volgorde.
• Ontvlechten
  Zorg dat je je niet afhankelijk opstelt ten opzichte van een scala aan externe ontwikkelingen: breng daarin zo nodig focus aan. Speel daarnaast de benodigde mensen en middelen vrij en schakel de juiste specialisten in vanaf het begin.
• Overdragen
  Draag bij elk opgeleverd stukje over wat je geleerd hebt, en maak je handelen repliceerbaar voor anderen. Laat je bereikte resultaten en successen zien.

Bovenstaande aanpak zal softwareontwikkelaars bekend voorkomen. Zij hebben dagelijks te maken met het opleveren van een complex product, maar weten door complexiteit verminderende methoden (waaronder SCRUM) iets groots neer te zetten door een heleboel kleine stapjes te nemen. Bij de overheid kunnen we door niet te verdrinken in complexiteit, maar ons weer te richten op de uitvoering, ook al is het maar op telkens een heel klein stukje, vaker tevreden naar huis togen. Zo moeilijk is dat niet.