Tilburgse ambtenaren de boer op met Weef-methode Een app store voor ideeën

De zes Tilburgse ambtenaren die vlak voor de zomer Pitch wonnen, hebben niet stilgezeten. Ze zijn bezig met een businessplan én presenteren volgende week een idee aan het college van B&W, dat met behulp van de in juni bekroonde Weef-methode tot stand is gekomen.

Coen van Rooy, vastgoedstrateeg bij de gemeente Tilburg, heeft het er maar druk mee. Met vijf collega’s diende hij in juni het beste plan in voor behoud van talent voor de overheid. Samen met de organisatoren van Pitch, adviesbureau Boer & Croon en het ministerie van BZK, wordt nu gewerkt aan een businessmodel om Weef ‘landelijk uit te kunnen rollen’. De Weef-methode bestaat uit vier stappen: analyse, battle, feedback en presentatie. Vooral de tweede component, de battle, is opvallend. Nadat een vraagstelling is bedacht, gaan de zes ambtenaren in twee groepjes uiteen om oplossingen te bedenken. Vervolgens gaan ze met elkaar de strijd aan: tijdens de battle worden argumenten uitgewisseld waarna er een eindoordeel wordt geveld. Dit leidt uiteindelijk tot een oplossing voor een probleem, bijvoorbeeld de inefficiënte briefafhandeling op het stadhuis, waarover het zestal zich eerder dit jaar – in hun vrije tijd, dus buiten kantooruren – heeft gebogen.

Van Rooy heeft niet het idee dat er al weef-clubjes actief zijn. ‘We zien overal enthousiasme, maar er zijn ook vragen van ambtenaren die willen weten hoe ze onze methode kunnen toepassen.’ Dat heeft het zestal ertoe gebracht na te denken over een manier waarop ze hun kennis kunnen overdragen. Op dit moment werken ze aan een businessmodel voor een website waar geïnteresseerden het format kunnen downloaden en hun eigen ideeën kunnen presenteren. ‘Daar willen we dan ook een soort app store aan hangen, waar je tegen een kleine vergoeding een idee kunt downloaden.’

De website, met de titel WEEF4ALL, moet volgend jaar maart op de Jonge Ambtenarendag worden gelanceerd. In totaal is een bedrag van 50.000 euro nodig om een interactieve site te maken en een jaar draaiende te houden, zegt Van Rooy. ‘We hebben ons format laatst aan minister Spies gepresenteerd en zij was heel enthousiast. Ze wil financieel bijdragen, maar alleen als we ook andere partijen vinden om mee te doen.’ Het maken van een businessplan valt overigens niet mee, vervolgt Van Rooy. ‘Er komt heel wat meer bij kijken dan je vooraf denkt. Er gaat ontzettend veel tijd in zitten.’

Intussen brengen de zes ambtenaren hun eigen methode ook nog zelf in de praktijk. De gemeenteraad van Tilburg heeft via een motie aan het college van B&W gevraagd hoe de gemeente in deze tijd van crisis en bezuinigingen beter om kan gaan met ideeën van burgers. De wethouder heeft de club van Van Rooy vervolgens gevraagd hierover na te denken. Komende dinsdag presenteren zij hun oplossing aan het college. ‘Dat is wel bijzonder,’ zegt Van Rooy. ‘Niet alleen doen wij die ochtend ons idee uit de doeken, de verantwoordelijk directeur presenteert het plan dat de staande organisatie heeft bedacht om beter om te gaan met burgerinitiatieven. De wethouder heeft gezegd dat het zou kunnen dat hij ons advies beter vindt dan dat van de directeur en dus daarvoor kiest.’

Nu zijn we natuurlijk behoorlijk nieuwsgierig naar het advies dat de zes ‘Weef-ambtenaren’ dinsdag gaan presenteren. Van Rooy licht een tipje van de sluier. ‘Denk maar aan de reclame van Lays waarin wordt gevraagd een chipssmaak te bedenken. De beste ideeën worden daadwerkelijk in productie genomen. Zo hebben wij dat ook met burgerinitiatieven voor ogen: niet alle ideeën komen automatisch in de organisatie terecht, nee, alleen de allerbeste. Het is een soort marketingtool met verwachtingsmanagement. Maar meer zeg ik er niet over, straks gaat de directeur er nog met ons idee vandoor,’ besluit hij lachend.